如沐春风——管理者语言形象设计

管理者主持会议的语言形象设计

我们召开会议，是为着一定的目的，有组织地商量议事、解决问题。这是一个互相交流、沟通的过程。一方面，有较多的与会人员通过会议主持人运用的语言以及表情、手势等来观察管理者的思想素质、组织决策能力和文化修养及对某个问题的态度与倾向；另一方面，管理者本人一般也利用这个机会，来贯彻自己的管理意图，引导与会人员作出某项判断或决策，并以此表现自己的管理艺术和才华。所以，对任何一名管理者来讲，不断研究和提高主持会议的语言艺术，树立一个特定的语言形象是十分必要的，也是明智的选择。

□现代会议主持人是如何造就的

我们召开的各种会议中有90 ％都拖得太长，几乎没有什么组织工作，令人厌烦或者毫无结果。不客气他说，这往往应归咎于作为主持人的管理者。一位出色的管理者在主持会议时都能应付自如，通过绝妙的幽默和对会议程序的强有力的控制，以及他对议题实质的清晰掌握，使会议取得成功。

一般来说，会议大致可分为两类：交际会议（如招待会）和工作会议（如日常工作例会）。本节主要探讨后者。在这些会议中，作为主持人的管理者，往往以此下达工作指令，听取群众意见和下级报告，综合决策，统一思想认识，协调行动。这些工作过程管理者应设计一个怎样的语言形象呢？

（一）理想的会议主持人——民主、公正并且非常老练理论上，主持人应是“会议的公仆”，即使他是管理者，他的责任在于确保会议作出的决议是合理的、可靠的，尤其是，他必须在确保自由言论的同时，维持秩序并使少数服从多数。最巧妙的主持人仅限于表现出他的公正和民主，这正是管理风范的影子。一般情况下，会议所涉及的问题无关紧要，他会欣然接受集体的意愿，但对某些特殊问题，他必须设法做出合乎自己意愿的决定，以挫败某些潜在的势力，这就必须在语言方法上下大工夫。显而易见，主持会议的管理者自有相当数量的人尊重其权威，但为了保持人们的信任，他起码在外表上要让人感到自己是没有偏见的，是客观、公正、民主

的，对众人的意见是敏感的，绝不把自己的观点强加于人。

（二）管理者在召开会议前必须有充分准备

每个会议都应有一个议程，最好通盘考虑一下，用心制定出来，了解有关背景和介绍材料。议程的安排是一个复杂而微妙的问题，请记住这两条原则：

1.人们总是拖延前面的议题而草率对待后面的议题。因此，分量较重的问题应安排在前面，而日常议题和琐细议题在后。

2.人们不会轻易地由笑转怒，因此，敏感的问题安排在会议中间，并不要忘了在它前面搁上几个轻松愉快或是能活跃气氛的议题。如果主持人能恰到好处他说几个笑话，赞扬人们一番，气氛会更佳。另外，请不要忘了事先了解一下重要与会成员的态度，这样才好运用自如，说话时有的放矢。

（三）着手设计语言形象

会议应在预定的时间开始而不要提前或推迟，否则将影响大家情绪。让每个人都就座后，主持会议的管理者应面带微笑，用一种交谈的语调热情他说：“欢迎各位，我宣布会议开始。”会议记录将从此刻开始，而此前所说的任何话都不记录。同样，会议结束时，主持人也应宣布会议结束。

会议上所用的称谓自始至终应当一致，或者是正式的，或者是非正式的。若在一个正式会议上，与会者彼此之间互不相识，可以互相称呼某某先生或某某小姐。如果可能的话，他们应当互相称呼各自的名字。如果没有有关规定可以遵循，作为会议主持人的管理者，您将不得不决定应该如何严格地进行会议。您可以坚持要求每个人只能就某个问题发一次言，或者您并不严格，允许人们自由发言，而当他们离题乱扯时把他们拉回来，在适当的时候总结一下，然后问大家：“我们都认为这是我们想要采取的步骤吗？”怎样形成一个好的会场气氛呢？记住您可以这样做：在您的目光和别人接触后，要停顿一下，做一个亲切的表示。不要总是盯着一个人看，而要让您的目光无意识地巡视大家的脸。讲话时绝对不要着急，要不慌不忙。当您研究自己的发言稿或反复考虑所要说的文字时，不必担心产生长时间的停顿，讲话的速度太快和总是显得忙忙碌碌的主持人会使大家感到很不安，影响气氛。

讲话时，要使用友善的语言和适当的幽默并对任何一个与会者给予鼓励和同情，对那些害羞或不善于表达思想的人应有特别关照，对这类人您不妨事先暗示他或她准备一番。

您可以直接了当地用这种方式开始讨论一个议题：“这里有一份材料，它对某个问题做了说明并提供了各种可供选择的方案，有谁想为这份材料辩护或是反对它？”如果看起来大家很快便赞同了这份说明，您就可以立即加以概括：“这么说我们大家都同意这份说明了⋯ .？”下面几种说法都是可取的：“诸位的希望是不是⋯？”或“我们是不是同意⋯？”等。主持会议这样讲话的管理者，从不会被指责为不民主或把自己的观点强加给别人，而实际就是这样。另一优点是：即使您的设想是错误的，也很容易挽回。如果讨论反反复复仍得不出结果，主持者应打断争论并归拢双方的观点：“我建议这个问题集中在这两种选择上⋯ .要是这样，诸位能否进一步看看各自的利弊⋯ .？”

当某人做了一篇傻里傻气的发言或者一通并不符合您的本意的发言之后，怎么办？通常是不做任何表示，让他任风吹，并等待下一个人发言继续讨论，管理者决不能在此时“贬低他人”，那将有失身份并可能使您失去支持。如果有人固执地坚持一种不切实际或您所不喜欢的想法，您只需停顿一下，然后说：“好⋯ .好⋯ .”。此时自会有人了解您的意思，举出这个建议不可能被接受的理由，并进行反驳。优秀的管理者从不滥用自己的权力去扼杀别人的想法，那实在是往自己脸上抹黑。对付这种情况的要领在于及时辨别出其中的危险性，然后设法孤立他们，使之成不了大气候。

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